Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, gestão documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos produzidos e recebidos no exercício das suas atividades, independentemente do suporte em que a informação se encontre registrada, tanto em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Assim sendo, durante a avaliação é possível identificar os documentos passíveis de eliminação, como também, atentar-se aos documentos de valor permanente, ou seja, históricos. 

Desta forma, a Delegacia de Repressão às Ações Criminosas Organizadas de Caxias do Sul, a DRACO, por meio da escrivã Daniela Goebel e juntamente com o fundamental apoio das servidoras arquivistas da Polícia Civil, Cristiele Alpi, Priscila Garcia Nunes e Natali Moniqui Riegert, iniciou, em setembro de 2022, as tratativas com o Arquivo Público para o recolhimento de documentos permanentes, de acordo com a Instrução Normativa nº 04, de 24 de setembro de 2009. 

Assim, mensalmente, ocorreram as reuniões técnicas com suporte da servidora do APERS, a arquivista Renata Pacheco de Vasconcellos, a fim de definir as orientações no que se refere à organização e ordenação da documentação, bem como preparar a indexação no sistema Administração de Acervos Públicos (AAP), com a inclusão do arranjo para a descrição documental. A opção, nesse caso, foi de incluir os metadados de indexação até o nível de tipo documental. 

O conjunto identificado é composto de inquéritos policiais, termos circunstanciados, atos infracionais de adolescente e registros de ocorrências, estando organizado e ordenado cronologicamente em 124 caixas-arquivo; possui datas-limite entre os anos de 1972-2002. O Fundo é Polícia Civil do RS e foram identificados 3 (três) sub-fundos: Delegacia de Furtos, Roubos e Capturas de Caxias do Sul, Delegacia de Polícia 2º Distrito de Caxias do Sul e Delegacia Especializada de Furtos, Roubos, Entorpecentes e Capturas de Caxias do Sul. 

Entendemos que realizar recolhimentos alinhados à referida instrução normativa vigente é algo significativamente positivo, pois se evita que recolhimentos sejam feitos de forma “selvagem”, ou seja, quando grandes massas documentais acumuladas (MDAs) são “descarregadas” nos arquivos permanentes sem antes passarem pelas etapas de classificação e avaliação, conforme preconiza o conceito de Gestão Documental.  

Ao Arquivo Público do RS, compete o recolhimento da documentação de guarda permanente proveniente dos órgãos e das entidades da Administração Pública Estadual e outros declarados de interesse público e social, conforme normativas do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS, a fim de “assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos.” (ARQUIVO NACIONAL, 1995) 

Cabe salientar que outros recolhimentos da Polícia Civil estão sendo encaminhados e, em breve, serão divulgados aqui e nas redes sociais do APERS! Nos acompanhe!  

Para encaminhamentos de demandas de recolhimento entre em contato com o Arquivo Público pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br e/ ou telefone (51) 3288-1307.