O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) avança na elaboração e implementação de instrumentos de gestão documental para as atividades-fim do Poder Executivo Estadual. Foram publicadas nesta quarta-feira, 28 de outubro, no Diário Oficial do Estado, duas novas Instruções Normativas da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), que estabelecem Planos de Classificação de Documentos (PCD) e Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) para as funções Justiça, Cidadania e Direitos Humanos e Logística e Transportes.

A Instrução Normativa SPGG nº 18/2026 estabelece os instrumentos para a Função Justiça, Cidadania e Direitos Humanos, abrangendo documentos produzidos no desenvolvimento de atividades relacionadas, entre outras, ao atendimento de grupos em situação de vulnerabilidade, à proteção de pessoas em situação de ameaça, ao atendimento de pessoas em situação de violência doméstica e de gênero, à promoção da cidadania e dos direitos humanos e à defesa do consumidor.

Já a Instrução Normativa SPGG nº 19/2026 estabelece o PCD e a TTD para a Função Logística e Transportes. Os instrumentos contemplam documentos relacionados ao planejamento e desenvolvimento da infraestrutura e dos sistemas de transporte, aos projetos de engenharia aeroportuária e rodoviária, ao acompanhamento de concessões de serviços públicos e à regulação do uso das faixas de domínio.

Os Planos de Classificação permitem organizar os documentos a partir das funções, subfunções e atividades que lhes deram origem. As Tabelas de Temporalidade, por sua vez, estabelecem os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e definem a destinação final dos documentos, indicando aqueles destinados à eliminação e os que devem ser preservados permanentemente.

As novas normas também alcançam documentos digitalizados e nato-digitais e determinam que os instrumentos sejam implementados nos sistemas informatizados que gerenciam, produzem, tramitam ou armazenam documentos.

O APERS é responsável por orientar, acompanhar e inspecionar a aplicação dos PCDs e TTDs pelos órgãos, além de analisar propostas de alteração e atualização desses instrumentos. A instituição também orienta, supervisiona e acompanha os procedimentos de eliminação decorrentes da aplicação das Tabelas de Temporalidade, de acordo com as normas do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS). 

As Instruções Normativas SPGG nº 18/2026 e nº 19/2026 foram assinadas em 27 de outubro e entraram em vigor com a publicação no Diário Oficial do Estado em 28 de outubro de 2026.