Esse eixo convida ao debate sobre os caminhos, instrumentos e arranjos institucionais que o Estado brasileiro necessita para que a gestão de documentos se torne, de fato, um componente estratégico da modernização administrativa, da proteção de direitos e da democracia informacional.

A 2ª CNArq é chamada a refletir sobre gestão documental como infraestrutura democrática e como eixo estruturante da governança pública, não como mero conjunto de procedimentos técnicos. Isso exige uma visão ampliada e integrada, que considere, entre outros aspectos:

• A institucionalização de programas de gestão de documentos na administração pública, em todos os poderes e níveis federativos;
• A articulação entre gestão documental e políticas de governo digital, LAI, LGPD e segurança da informação, reconhecendo que esses instrumentos dependem da existência de documentos organizados, classificados, avaliados e preservados;
• O desenvolvimento de capacidades estatais que permitam reduzir assimetrias entre órgãos e regiões do país;
• O fortalecimento das instituições arquivísticas públicas, responsáveis pela orientação, monitoramento e apoio técnico na gestão de documentos, como previsto na Lei nº 8.159/1991.

Este eixo convida a conferência a pensar a preservação não apenas como conservação física ou digital, mas como uma política de Estado indispensável à democracia, ao desenvolvimento científico e ao exercício de direitos, exigindo visão estratégica, financiamento contínuo, infraestrutura adequada e capacidade institucional distribuída em todo o território nacional. A preservação do patrimônio arquivístico é condição essencial para a continuidade administrativa, para a proteção de direitos e para a construção da memória coletiva. Documentos arquivísticos — em qualquer suporte — constituem evidências irrenunciáveis da ação do Estado, da vida social e das trajetórias de indivíduos e grupos. Preservá-los não significa apenas salvaguardar o passado, mas sustentar a governança pública, assegurar a transparência, viabilizar o acesso à informação e permitir que políticas públicas sejam avaliadas, corrigidas e aperfeiçoadas ao longo do tempo.

Facilitadores do debate:

• Luciana de Oliveira - Associação Nacional de História – Seção RS e GT Acervos: História, Memória e Patrimônio
• Nicole Postai Ostwald - Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul (AARS)
• Tatiana Azevedo de Oliveira - Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul (AARS)

Este eixo parte do princípio de que os arquivos são agentes de cidadania, fortalecem a democracia participativa e desempenham papel central no direito à memória, à verdade, à justiça e à reparação, ao mesmo tempo em que qualificam o acesso à informação e ampliam as possibilidades de participação social no Estado brasileiro. 

Arquivos públicos estão compreendidos na infraestrutura que viabiliza esse direito: são responsáveis por organizar, preservar e fornecer acesso aos documentos que permitem à sociedade compreender como o Estado age, decide, prioriza e implementa políticas públicas. Sem arquivos estruturados, transparentes e acessíveis, a Lei de Acesso à Informação (LAI) não se efetiva, a participação social se enfraquece e a democracia perde capacidade de prestação de contas. Mas o ecossistema arquivístico brasileiro é mais amplo. Arquivos privados e arquivos comunitários, reconhecidos pelo Decreto nº 12.599/2025, desempenham papel crescente na preservação de memórias, na documentação de lutas sociais e na construção de narrativas que historicamente não foram registradas pelo Estado. Ao produzirem, reunirem ou salvaguardarem evidências sobre trajetórias coletivas, violências, resistências e práticas culturais, esses arquivos ampliam o horizonte da cidadania e fortalecem a diversidade da memória social. Reconhecê-los e integrá-los a políticas públicas não significa tutelá-los, mas entender que compõem, junto aos arquivos públicos, um ecossistema informacional indispensável à sociedade.

Facilitadores do debate:

• Ananda Simões - Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul (AHRS)
• Carina Costamilan -  Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS)
• Carla Mara da Silva Silva - Curso de Arquivologia/Universidade Federal de Santa Maria (UFSM)
• Celso Fernando L. Pasquali Fernandes - Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS)

Sem profissionais valorizados, sem condições de trabalho dignas e sem base científica consolidada, nenhuma política arquivística — por mais bem formulada que seja — pode se sustentar. Este eixo convida à construção de uma visão estratégica que reconheça o papel das pessoas que fazem os arquivos existirem. A consolidação de políticas públicas arquivísticas de Estado depende, de maneira inseparável, da existência de profissionais qualificados, de condições adequadas de trabalho e de uma base científica sólida capaz de orientar escolhas técnicas, institucionais e normativas. Contudo, o panorama brasileiro revela um conjunto persistente de assimetrias e fragilidades que afetam diretamente a qualidade da gestão de documentos e da preservação de acervos no país.

Este eixo propõe à conferência a reflexão sobre como construir uma estrutura nacional de formação, trabalho e pesquisa que possibilite a sustentação técnica de uma política arquivística de Estado, viabilizando:

• Formação superior de qualidade, em todas as regiões do país;
• Pesquisa científica aplicada, interdisciplinar e sustentável;
• Políticas de valorização, proteção e profissionalização do trabalho em arquivos;
• Concursos públicos regulares e recomposição de quadros;
• Programas robustos de formação continuada, especialmente para municípios;
• Articulação com o setor tecnológico para responder aos desafios digitais;
• Mecanismos de cooperação entre universidades, órgãos públicos, arquivos privados e comunitários;
• Criação do Conselho Federal de Arquivologia.

Facilitadores do debate:

• Bruno Henrique Machado - Curso de Arquivologia / Universidade Federal do Rio Grande (FURG)
• Camila Lacerda - Coordenação de Gestão Documental / Prefeitura de Porto Alegre
• Carla Mara da Silva Silva - Curso de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM)

Este eixo convida o público a um debate qualificado sobre o papel dos arquivos privados e comunitários na preservação da memória coletiva, na produção de conhecimento, na defesa de direitos e na ampliação da democracia, e sobre as formas pelas quais as políticas públicas arquivísticas devem contemplar essa diversidade. O desafio é identificar e diagnosticar a pluralidade da memória social brasileira expressa nesses arquivos. Uma Política Nacional de Arquivos deve ser capaz de acolher essa complexidade, garantindo condições para que diferentes atores produzam, preservem e disponibilizem documentos que são fundamentais para a sociedade. 

Este eixo propõe, portanto, a discussão do lugar dos arquivos privados e comunitários na ecologia documental do país, refletindo sobre:

• Diagnósticos, mapeamentos e pesquisas;
• Parcerias, trocas de experiências e capacitações técnicas entre organismos públicos e privados para a preservação e difusão dos arquivos privados e comunitários;
• Aprimoramento de declarações e certificações públicas que facilitem o reconhecimento e o acesso às políticas públicas para arquivos privados e comunitários, isto é, como definir e reconhecer o interesse público e social presente em arquivos privados, sem reduzir sua diversidade ou subordinar sua autonomia;
• O acesso aos arquivos privados e comunitários declarados de interesse público e social, assegurando preservação a longo prazo;
• Instrumentos legais, administrativos e financeiros necessários para fortalecer a preservação dos arquivos privados e comunitários;
• Articulação de arquivos privados e comunitários às políticas educacionais, culturais, científicas e de direitos humanos;
• Integração dos arquivos privados e comunitários à agenda de cidadania, transparência e direitos.

Facilitadores do debate:

• Clara Kurtz - Associação dos Amigos do Arquivo Público (AAAP-RS)
• Roberta Pinto Medeiros - Curso de Arquivologia / Universidade Federal do Rio Grande (FURG)
• Simone Steigleder - Instituto Histórico e Geográfico do Rio Grande do Sul (IHGRGS)