Assinado Termo de Cooperação entre a Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (SEPLAG), por meio do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), e a Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS), estabelecendo uma relação interinstitucional e multidisciplinar para a elaboração e a produção do Manual de Redação Oficial do Estado do Rio Grande do Sul. O projeto trata da normatização da escrita oficial do Poder Executivo do Estado. 

A “Redação Oficial” é a maneira pela qual o poder público redige, entre outros, atos normativos e suas comunicações oficiais. Nesse sentido, traduz-se como a representação documental do fato ou ato administrativo que a gerou, com força probatória amparada na sua estrutura formal, entre outros aspectos. 

As atividades, que já se iniciaram no APERS, estão no momento sendo desenvolvidas de forma remota. A equipe do APERS é responsável pela produção do texto do Manual, definindo a padronização dos documentos oficiais do Estado, tanto no que se refere à espécie documental, a forma do documento e aos aspectos gramaticais da língua. Na UERGS, o projeto está sob a responsabilidade do Curso de Licenciatura em Letras: Habilitação em Língua Portuguesa e Literaturas de Língua Portuguesa que, além de consultoria técnica para validação das etapas de construção do Manual, promoverá oficinas que serão ministradas para o público-alvo interno e externo à universidade, por meio de Projeto de Extensão Universitária. Desse modo, a UERGS fomenta o contato entre a Instituição e a comunidade, desenvolvendo ensino-aprendizagem ao aliar teoria e prática docente.

Um dos aspectos a serem destacados neste projeto é a sua relevância para a padronização documental das comunicações dos órgãos estaduais do Poder Executivo. Além da normalização propriamente dita, os documentos produzidos de acordo com os modelos propostos, permitem a sua classificação de modo mais sistemático ao facilitar a identificação dos elementos que caracterizam cada espécie documental, que por sua vez dará origem aos tipos de documentos definidos pela ação implicada no ato administrativo gerador do documento.

Acreditamos que o Manual será uma contribuição significativa para a produção de documentos do Poder Executivo Estadual, com reflexos na administração pública. Neste sentido, soma-se a este projeto a possibilidade de sistematização da gestão documental, ao estabelecer parâmetros que facilitem a classificação e avaliação dos documentos produzidos, indo ao encontro das atribuições do APERS como órgão gestor do Sistema de Arquivos do Estado (SIARQ-RS).

Ficamos satisfeitos de trazer a público a notícia da assinatura do Termo justamente em meio às comemorações do Dia Estadual do Patrimônio Cultural, celebrado nesta semana. Voltarmos nossos olhares para a interação e o estreitamento das relações entre as nossas instituições promotoras da cultura e educação é fundamental para atendermos as demandas desses novos tempos.