Em maio de 2020 publicamos em nosso site uma breve notícia sobre os esforços que diversos governos, instituições e organizações ao redor do mundo estão promovendo para registrar o  período histórico que vivenciamos, marcado pela  pandemia de COVID-19. Destes, muitos foram motivados após a publicação da UNESCO “Transformar a ameaça da COVID-19 em uma oportunidade para aumentar o apoio ao patrimônio documental”, alicerçada em três princípios: as decisões do Estado devem ser documentadas; os registros e os dados devem ser protegidos e preservados em todos os setores; e a segurança, preservação e acesso ao conteúdo digital devem ser facilitados desde a  produção até o recolhimento dos documentos (para saber mais, clique aqui). No APERS não tem sido diferente.

Trabalhando em duas frentes, atuamos hoje com o projeto Documentando a experiência da COVID-19 no RS, que mesmo ainda no início, já obteve grandes resultados. É um projeto interinstitucional que tem como objetivo principal coletar e preservar registros de experiências da sociedade sul rio-grandense nesse contexto. Essa documentação, depois de arquivisticamente tratada, será disponibilizada para pesquisadores e para a sociedade em geral. Se você ainda não deu seu testemunho, preencha o formulário neste link.

Nossa segunda frente de trabalho no que tange a esse tema refere-se à documentação pública produzida desde o início da pandemia no Brasil, esforços direcionados é claro, ao Rio Grande do Sul. Preocupados com a guarda dos documentos que possuem informações das políticas estratégicas de contenção da COVID-19 no Estado e dos impactos da doença nas mais variadas esferas da vida em nossa sociedade, os servidores do APERS se reuniram para discutir quais poderiam ser as orientações da instituição, enquanto órgão gestor responsável pelo Sistema de Arquivos do Estado - SIARQ/RS.

O SIARQ/RS, em suas considerações, refere que integram o patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da Administração do Estado do Rio Grande do Sul. Sua proteção está sob responsabilidade do Estado em razão do seu valor administrativo, histórico, de interesse público e social, já que a destruição indiscriminada de documentos pode acarretar prejuízos irrecuperáveis à Administração Pública e à História. Assim, o SIARQ-RS desenvolve e promove normativas voltadas aos órgãos e entidades da administração direta e indireta, para a gestão e a preservação da documentação pública. Em seus mais de 30 anos de história o SIARQ normatizou atividades arquivísticas do Estado, como a estruturação do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos e orientações gerais de gestão, como eliminação, recolhimento e a promoção de assessorias de tratamento técnico aos órgãos do Poder Executivo.

Considerando esse papel, nos empenhamos em rodadas de reuniões online, tanto entre a equipe quanto com colegas da Assessoria Jurídica da SEPLAG e da Casa Civil, além de uma série de consultas aos demais membros do Comitê Gestor do SIARQ-RS, e construímos duas Instruções Normativas que hoje divulgamos e celebramos como conquistas no âmbito da preservação de documentos públicos.

A primeira delas, Instrução Normativa 03/2020 (SEPLAG) publicada em 1 de julho, atualiza o Artigo 11 inciso III da IN 01/2017 (SMARH), criando novo corte cronológico a partir de 01 de janeiro de 2020 até data final a ser futuramente fixada. Este corte tem o objetivo de preservar todos os documentos produzidos e recebidos durante este período, sejam físicos, eletrônicos, digitais e/ou nato digitais. Mesmo que a primeira confirmação de caso da COVID-19 no Brasil tenha sido somente em 26 de fevereiro, em São Paulo, optou-se por essa data inicial para garantir a salvaguarda de registros que documentem o processo inicial de contato com informações a respeito da doença, os primeiros estudos e articulações feitas pelos governos para seu combate, etc.

Tal  corte cronológico acompanha o outro já em vigor, aplicado aos documentos produzidos e recebidos pelo Estado até 31 de dezembro de 1958. Este corte foi fixado em 2017 após estudo dos servidores do APERS e do Comitê Gestor do SIARQ com o objetivo de preservar documentos que foram fruto das atividades de uma máquina pública bastante distinta da que observamos contemporaneamente,  e em razão de seus aspectos históricos, sociais, econômicos, políticos e administrativo.

Já a Instrução Normativa nº06/2020  contextualiza aos agentes públicos, produtores de documentos, o que motivou a proposição em questão e quais conceitos arquivísticos a embasam, além de trazer orientações específicas quanto ao tratamento da documentação nato digital produzida por meio do sistema PROA - Processos Administrativos e-Gov do Estado, onde deverão adicionar palavras-chave ao abrir o expediente, facilitando assim a identificação futura da documentação. Em breve serão produzidas outras normas para documentos físicos e digitais.

Salientamos que as demais normativas do SIARQ/RS continuam valendo para a organização, classificação, avaliação, recolhimento e eliminação, como consta no Inciso IV da IN 03/2020, onde “documentos produzidos ou acumulados não contemplados nos cortes cronológicos, aplicar-se-ão os prazos definidos na TTD”.

Em maio, quando da publicação da notícia anterior a respeito dos documentos públicos na pandemia, já impactados com os tristes números divulgados de infectados e  mortos no mundo, não tínhamos dimensão  do que ainda estaria por vir. No dia 08 de agosto, corrente mês, o Brasil ultrapassou a marca de 100 mil mortes. Hoje, 21 de agosto, já são mais de 112 mil vidas perdidas, números que explicita  a delimitada eficiência das políticas públicas de contenção do vírus, o que se soma ao negacionismo e à falta de conhecimento da população sobre o tamanho dos impactos sociais, econômicos e psíquicos dessa pandemia. Considerando esse terrível cenário, nos solidarizamos com as famílias dos mortos e entregamos nosso trabalho à sociedade como um esforço desde nossa área na busca por garantir o acesso futuro aos documentos que poderão colaborar para entender o período da pandemia e desnudar as responsabilidades sociais e políticas nesse período.

Para informações e dúvidas sobre as normativas acima poderão enviar e-mail para siarq-apers@planejamento.rs.gov.br.