O ano de 2021 nos mostrou, logo no início, que a pandemia não sairia das manchetes e nossas vidas seriam conduzidas pela necessidade eminente de vacinação. Hospitais atingindo e ultrapassando o limite de internações, muitas mortes e aproximadamente 49 mil casos diários de Covid no Brasil. Neste cenário assustador, o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) necessitou fechar novamente as portas para, assim como toda a população, evitar a circulação do vírus e tentar conter o crescimento exponencial de casos e mortes.  Ainda na noite do 18 de janeiro de 2021, a chegada da primeira remessa marca um ato simbólico e representativo onde cinco gaúchos são vacinados no Hospital de Clínicas de Porto Alegre.

Mesmo com tantas limitações frente à pandemia, o APERS se empenhou em desenvolver projetos, realizar atividades e ações, norteadas pelas premissas arquivísticas de zelar pelo patrimônio documental do Estado, disponibilizando pleno acesso à informação e garantindo a preservação da memória tanto para o cidadão quanto para o próprio Estado. Apresentamos à comunidade, algumas das atividades executadas pelo corpo técnico do APERS ao longo do ano de 2022.

Arquivos e memória durante a pandemia

• Projeto interinstitucional Documentando a experiência da COVID-19 no RS, com o objetivo de registrar, preservar e difundir as experiências da sociedade e dos agentes públicos nesse contexto. Foram captadas, até o momento, cerca de 380 respostas da sociedade civil rio-grandense e realizadas, pelo APERS, 14 entrevistas com gestores públicos diretamente envolvidos no combate à pandemia. Entenda a iniciativa clicando aqui, e participe registrando seu depoimento via formulário, aqui;

Promoção do acesso e apoio à pesquisa

• Atendimento a 392 pesquisadores, tanto em modo presencial, nos momentos em que foi possível manter aberta a sala de pesquisa, quanto em atendimentos remotos via e-mail. Tais pesquisadores realizaram 4.385 solicitações de documentos.
• Atendimento de 644 pessoas que solicitaram em torno de 1.364 cópias de certidões.

Difusão e ação educativa

• Lançamento do livro “No refluxo dos retornados: sobre o Príncipe Custódio”. Veja a publicação aqui.
• Lançamento das publicações: Anais da XV Mostra de Pesquisa: Produzindo História a partir de fontes primárias, e Conversando com as historiadoras sul-rio-grandenses: APERS Entrevista 2020.
• Comemoração dos 115 anos do APERS, num evento virtual, realizado de 08 a 11 de março onde houve lançamentos de publicações e mesas de debates sobre diversos temas relevantes à área, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Veja as lives em nosso canal do youtube.
• A visita mediada virtual foi ofertada a partir do Aniversário do APERS, como uma apresentação do acervo e sua organização, da estrutura do complexo arquitetônico do Arquivo Público, a história da instituição e os serviços por ela oferecidos através de fotografias e vídeos. A condução é feita por um servidor do APERS. Ao todo, no ano de 2021, foram realizadas 15 visitas virtuais. Agende sua visita pelo site.
• O Programa de Educação Patrimonial (APERS-UFRGS) promoveu a capacitação de estudantes de graduação por meio de leituras e reuniões de formação e planejamento, promovendo a adaptação de oficinas até então presenciais para a modalidade virtual, bem como a realização de 8 oficinas (Escravidão, Resistência e Liberdade e Desvendando o Arquivo Público: relações de gênero na História) virtuais com turmas de educação básica. Veja a notícia relacionada.
• 5ª Semana Nacional de Arquivos (SNA), evento promovido pelo Arquivo Nacional (AN) ocorreu de 07 a 09 de junho de 2021, em modalidade virtual, com debates sobre a temática “Empoderando Arquivos” e exposição virtual dos parceiros do “Caminhos dos Arquivos”. Veja aqui.
• O APERS esteve representado em eventos no Centro Histórico Cultural da Santa Casa e no Simpósio Temático em História e Arquivamento na Era Digital. Além disso, foi tema de uma reportagem para o Programa RDC, pauta comemorativa ao Dia Internacional dos Arquivos, 09 de junho.

 Tratamento técnico de acervos

•  Foi iniciado o tratamento técnico e organização do Acervo de Terras Públicas, composto de 1.500 caixas de processos administrativos de concessão e regularização de lotes com data de abrangência de 1939 a 1979. O acervo está sendo higienizado, por meio de trinchas e remoção de metais, ordenados e armazenados em novas caixas-arquivo. Já estão organizados 75 acondicionadores que após avaliação da equipe técnica serão catalogados e disponibilizados no Sistema AAP (Administração de Acervos Públicos) para pesquisa dos consulentes.

•  No acervo da FDRH – Fundação de Desenvolvimento de Recursos Humanos foi finalizado a catalogação dos contratos de estagiários, gestão a qual a fundação era responsável em todo o Estado antes da extinção. Totalizando 2.890 caixas, de 1995 até 2018, estas ficarão arquivadas até a finalização do prazo de guarda de acordo com a tabela de temporalidade de documentos.

Assessoramento em gestão documental

• O APERS é o órgão responsável pelas assessorias e orientações nas secretarias e entes do Poder Executivo do RS. Além de elaborar os instrumentos e normativas, realiza o apoio para o tratamento técnico nos acervos produzidos e que ainda estão em fases correntes e intermediárias, como também viabiliza e fomenta o recolhimento de documentação permanente para sua custódia. Foram 69 assessorias para classificação, avaliação, eliminação, recolhimento nos seguintes locais: Colegiado de Memória e Patrimônio do RS, DETRAN, DAER, Secretaria de Saúde, Academia de Polícia, Diretoria em Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação, DMEST, UNEST, Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Secretaria de Meio Ambiente, Secretaria de Educação, DGCAI, Departamento de Planejamento da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão, Secretaria de Obras, Museu de Comunicação, BAGERGS, BADESUL, PROCERGS, FGTAS, Secretaria de Cultura, DIPRO SPGG, Secretaria de Transporte, AGERGS, Casa Civil, CAGE, PGE, Arquivo Histórico do RS, Polícia Civil, Brigada Militar. Com a Prefeitura Municipal de Novo Hamburgo tivemos a satisfação de assinar o Termo de Adesão da mesma com o Sistema de Arquivos do Estado do RS, para assessoria e acompanhamento do projeto de estruturação dos instrumentos de gestão documental nessa esfera. A Prefeitura de Caxias do Sul também foi assessorada em assuntos relacionados ao PROA, sistema estadual de tramitação de expedientes administrativos eletrônicos.
• A CIENTEC – Fundação de Inovação e Tecnologia do RS e a CESA – Companhia de Silos e Armazéns estando em processo de extinção pelo Estado necessitaram iniciar as tratativas de gestão documental para realizar as devidas transferências e recolhimentos necessários enquanto fundos fechados. O APERS está coordenando as atividades de tratamento técnico que está sendo executado por uma empresa terceirizada contratada em julho de 2021. Foram contratados os serviços de elaboração de instrumentos de gestão documental, a classificação, avaliação, descrição, indexação, catalogação e as destinações dos documentos. Veja aqui

• Além das orientações, o APERS também é responsável pelo monitoramento e aprovações das eliminações de documentos, obedecendo a Instrução Normativa nº 01/2016. Foram 90 expedientes administrativos analisados, totalizando a aprovação de 7.712,42 metros lineares de documentos em 2021.

Produção de normativas

• Um grande passo para o APERS e para o Estado, o projeto em parceria com o PNUD, que visa a estruturação e ampliação dos instrumentos de gestão documental do Poder Executivo do RS, teve o cronograma iniciado em junho de 2021. Com uma empresa terceirizada contratada para apoiar nos levantamentos de funções, atividades e documentos, tivemos a participação de várias secretarias e entidades como a Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão, Secretaria da Fazenda, Secretaria da Saúde, Secretaria de Meio Ambiente, Secretaria de Transporte, Secretaria de Obras, Secretaria de Educação. Esses levantamentos serão subsídios para o APERS atualizar e ampliar o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade atualmente publicados. Quer conhecer um pouco mais do projeto? Acesse a notícia.
• 2021 também foi marcado pelos estudos sobre Preservação Digital. O APERS elaborou um projeto que será executado para todo o Poder Executivo no que tange a implementação de Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, digitalização de documentos de acordo com as legislações vigentes, gestão de documentos natos digitais, arquivamento da WEB, e claro, publicação de uma política de preservação digital. Também ficamos dedicados à estruturação do documento sobre o recolhimento dos documentos produzidos na pandemia, fruto das instruções normativas 03 e 06 de 2020, e que carecerão das ferramentas como RDC-Arq para armazenamento, preservação e acesso.

• Em se tratamento de normatização e padronização, o Manual de Redação Oficial do Poder Executivo, em parceria com a Universidade Estadual do RS (UERGS) está em fase de finalização. Em paralelo à redação do manual aconteceram 06 oficinas no segundo semestre de 2021 com servidores da SPGG, para balizar e testar o manual.

 2022 já está acontecendo e o APERS não pára. Inúmeras ideias e projetos iniciados em 2021 terão nesse ano, entregas importantes para a gestão e memória do Estado. Acompanhe nosso site e redes sociais para ficar por dentro das nossas atividades, e fique à vontade para interagir e participar.

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