Em 2024, o estado do Rio Grande do Sul enfrentou enchentes devastadoras que afetaram diversos arquivos geridos e custodiados por órgãos e entidades estaduais. Em resposta a essa situação, o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) elaborou uma Nota Técnica (acesse aqui), que incluiu um estudo e orientações preliminares, informações situacionais sobre as instituições atingidas, respectivos volumes dos acervos e encaminhou recomendações ao governo do estado para salvamento e recuperação da documentação. 

Nos meses que se seguiram à enchente, o Arquivo Público continuou coletando informações acerca do sinistro nos arquivos estaduais, realizando a consolidação do mapeamento, a fim de identificar os estragos e principalmente as perdas documentais. 

A atualização do mapeamento dos arquivos estaduais atingidos foi realizada em três etapas principais: 

Formulário On-line: Inicialmente, foi disponibilizado um formulário on-line para que as instituiçõ afetadas pudessem relatar os danos sofridos. Esse formulário permitiu uma identificação inicial dos documentos e acervos comprometidos. As respostas foram revisitadas, analisadas e consolidadas novamente. Houve muitas respostas repetidas de mesmas instituições. Também foram identificados órgãos federais e municipais respondentes. 

Visitas Técnicas: Foram realizadas visitas técnicas pós enchente às instituições para uma avaliação mais detalhada dos danos. Essas visitas permitiram uma análise precisa da situação dos documentos, da localização e dos volumes afetados. 

Coleta de Dados em Processos Administrativos: Por fim, a consolidação do mapeamento foi complementada por meio da análise de processos administrativos autuados para orientação e acompanhamento das secretarias afetadas, incluindo os processos de eliminação de documentos, que foram abertos a partir das orientações da Instrução Normativa SPGG nº 10/2024 (leia mais aqui). Foram analisados 66 processos administrativos, sendo 25 relacionados às orientações e acompanhamento da equipe do APERS nas ações das secretarias de Estado, e 41 processos administrativos relacionados à solicitação de eliminação de documentos que foram atingidos pelos alagamentos. 

 Apresentação da atualização do mapeamento no 1º Congresso Conseplan em Brasília 

No evento foi apresentado em forma de pôster o mapeamento atualizado dos arquivos atingidos, que agora estão identificados no portal da IEDE (Infraestrutura Estadual de Dados Espaciais), gerenciado pela Subsecretaria de Planejamento da SPGG (Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão). 

No artigo escrito, que traz o histórico das ações do Arquivo Público, há um resumo detalhado sobre o mapeamento dos arquivos e equipamentos culturais afetados que custodiam documentos arquivísticos. Este levantamento é essencial para fomentar o desenvolvimento de estratégias eficientes de gestão de riscos e recuperação em situações de sinistros em arquivos. Além disso, o texto destaca a importância de elaborar políticas públicas que visem à racionalização da guarda de documentos a partir da gestão documental e à gestão de informação e conhecimento estratégico para ações de governança. 

Principais pontos apresentados: 

Importância do Mapeamento: o levantamento possibilita a identificação precisa dos locais que abrigam arquivos correntes, intermediários e permanentes, além de coleções valiosas e históricas, permitindo a elaboração de planos de contingência e ações preventivas. 

Desafios e Respostas: A ausência de um mapeamento consolidado pode resultar em uma resposta desorganizada e tardia. A experiência no estado do Rio Grande do Sul evidenciou a relevância dessa identificação prévia para um planejamento eficaz. 

Metodologia: O mapeamento foi realizado por meio de formulários on-line, visitas técnicas e coleta de dados em processos administrativos. A consolidação foi feita no portal da IEDE para facilitar a visualização de forma transparente e democrática. 

Resultados: Como resultado o formulário obteve, no período de 08 de maio de 2024 a 15 de agosto de 2024, 75 (setenta e cinco) respostas de órgão e entidades do Estado, de municípios e de instituições federais. Após, os dados foram sendo atualizados a partir das comunicações das instituições estaduais que procuravam o Arquivo Público com a solicitação das eliminações de documentos que foram afetados. Destas respostas, identificaram-se 61 (sessenta e uma) foram únicas, tendo a representatividade de 39 (trinta e nove) instituições ou arquivos estaduais e municipais afetados, parcial ou totalmente.