No dia 5 de maio, o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) realizou a primeira reunião com os arquivistas do estado no ano de 2025, marcando um momento significativo para a integração profissional e a promoção da gestão documental no RS. O encontro teve como objetivo recepcionar os novos profissionais contratados temporariamente pelo governo para apoiar nas ações de reconstrução após as devastadoras enchentes de 2024. Também foi um momento de reunir todos os profissionais de arquivos do Estado, que hoje contabiliza 70 arquivistas.

A reunião iniciou com a recepção aos novos arquivistas e colegas da área dos arquivos, seguida de apresentações individuais. A diretora adjunta do APERS, Maria Cristina Kneipp Fernandes, destacou a importância do trabalho dos arquivistas na preservação da memória e na reconstrução do estado, além de ter abordado a história da instituição, que desde sua fundação em 1906 tem desempenhado um papel crucial na custódia e preservação de documentos históricos. Também foi discutida a evolução do Sistema de Arquivos do Estado (SIARQ), criado em 1989, que visa implementar políticas de gestão documental no Poder Executivo Estadual.

Normativas e Procedimentos em Gestão Documental

Os participantes foram atualizados sobre as normativas e procedimentos vigentes em gestão e preservação documental. A ênfase foi dada à importância de seguir as diretrizes estabelecidas para garantir a integridade, gestão e recolhimento dos documentos públicos. O chefe da Divisão de Gestão Documental,Juliano Balbon, abordou as instruções normativas e procedimentos sobre a eliminação de documentos de acordo com a legalidade da Tabela de Temporalidade e ressaltou a importância da identificação e seleção dos acervos permanentes que estão dispersos pelas secretarias e que deverão ser recolhidos ao Arquivo.

Um dos pontos altos da reunião foi a apresentação do projeto de atualização dos novos instrumentos de gestão documental: o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade. Esses instrumentos são essenciais para a organização e preservação dos documentos, facilitando a gestão eficiente, o descarte racional, o recolhimento para preservação e o acesso à informação.

Em seguida, foi anunciada a implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que substituirá o sistema PROA na tramitação de processos administrativos eletrônicos. Ação coordenada pela Subsecretaria de Tecnologia da Informação, tendo o Arquivo Público como responsável pelas definições e parametrizações que se referem à gestão documental no sistema, o SEI promete maior eficiência e transparência na gestão de processos administrativos eletrônicos, sendo uma ferramenta moderna e integrada para a produção, tramitação, uso, arquivamento e consulta de documentos.

Salvamento e Recuperação dos Arquivos atingidos pelas enchentes

A reunião também abordou as ações do APERS e do governo do estado no salvamento e recuperação dos arquivos estaduais afetados pelas enchentes de 2024. Foram discutidas e informadas as estratégias utilizadas pelo APERS para, naquele momento, apoiar a preservação dos documentos danificados e a continuidade dos serviços arquivísticos.

Ao final do encontro, foram alinhadas ações orientativas do APERS às secretarias afetadas pelas enchentes. Essas ações serão adaptadas às necessidades específicas de cada secretaria, garantindo um suporte eficaz e direcionado. A reunião foi um passo importante para fortalecer a gestão documental no estado e garantir a preservação da memória coletiva do Rio Grande do Sul.