O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) foi criado em 05 de junho de 1989, por meio do Decreto Estadual nº 33.200. De lá para cá foram consolidadas importantes normativas e procedimentos de gestão, preservação e acesso aos documentos públicos produzidos e recebidos pelo Estado.

Quando mencionamos que o Estado do RS possui um Sistema de Arquivos, automaticamente os servidores públicos pensam em softwares de gerenciamento dos documentos produzidos, e perguntam o porquê não o conhecem. O termo não é difundido e solidificado, e frequentemente associado à informática. A estrutura executiva estadual é muita grande, complexa e burocrática, focada em atividades finalísticas de atendimento à população, entretanto cabe resoluções assertivas para plena consecução dos objetivos de uma política de gestão documental. Neste caso, este Sistema é definido como um complexo de elementos em interação ou um conjunto de partes coordenadas para realizar um conjunto de finalidades (Churchman, 172, p. 50), ou seja, a execução sistemática dessas partes produz uma totalidade que elas isoladamente não conseguiriam. Um Sistema de Arquivos é o conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns, e vinculado à um Sistema de Gestão Documental, há a pretensão de normatizar procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos (DTA, 2005).

O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), autoridade arquivística na esfera do Poder Executivo Estadual, é o órgão gestor do SIARQ/RS,  preside o Comitê Gestor do Sistema, o compõe com arquivistas e historiadores, além da participação da Procuradoria Geral do Estado, Casa Civil, Tribunal de Contas, Secretaria de Segurança Pública, Secretaria da Fazenda, Companhia de Processamento de Dados e Secretaria de Cultura. O APERS juntamente com esses órgãos estabelecem normativas e procedimentos para desenvolver a gestão documental na Administração Pública Estadual e assim possibilitar um melhor cenário estratégico à tomada de decisões a partir da padronização e controle da produção; fluxo e destinação de documentos; trâmite e preservação da informação, como também garantir a preservação de fontes para construção da memória estadual. Outras vantagens da efetivação da gestão documental podem ser destacadas, como a racionalização, redução de custos operacionais e de armazenagem (espaço físico); segurança e confidencialidade das informações; garantia das condições de preservação, proteção e acesso aos documentos e por consequência, da memória do Estado, registrada em documentos em papel ou digitais.

Em uma construção das atividades de impacto do SIARQ/RS desde sua criação, tem-se a publicação do Plano de Classificação (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos que hoje estão passando por um processo de atualização e ampliação. O PCD e TTD atuais têm sido utilizados nos últimos anos em três diferentes funções estaduais que espelham as atividades meio e fim - meio que permeia pelas áreas de recursos humanos, finanças, fiscal e jurídica, e fim na área de segurança. Com essa atualização, o Estado possuirá subsídios classificatórios e avaliativos para todos os órgãos e entidades do Poder Executivo, em todas as funções estaduais.

Foram lutas constantes para estabilizar estes instrumentos de gestão documental. Nos últimos 5 anos foram eliminados, com critérios de avaliação arquivística e utilizando a Tabela de Temporalidade de Documentos, cerca de 47.545,19 metros lineares de documentos, liberando espaços estratégicos em prédios e salas da estrutura do Estado, bem como gerando uma economia em gastos de aluguéis e serviços de manutenção. Porém, indicadores de gestão documental não se fazem só na eliminação de papel ou espaços liberados. Registros públicos recolhidos e preservados no APERS são partes deste Sistema. São variadas as funções, atividades, atos administrativos e históricos recolhidos, armazenados e preservados com vias à difusão e acesso da sociedade, mesmo que saibamos que há um longo caminho arquivístico a se estruturar, construir, modelar e por fim, chegar no local desejado.

Pensando em Sistema, seus componentes se transversalizam em outros vários, àqueles que direta ou indiretamente impactam a gestão da informação e do conhecimento. O Estado do RS tem se dedicado, com prioridade e vigor, à transformação digital, compartilhamento em nuvem, dados abertos e transparência pública. O APERS com o SIARQ/RS - dificilmente pensados separadamente - tem somado esforços para consolidar estes assuntos em uma pauta importante de preservação digital. Mesmo que inicialmente, tenha-se construído um discurso conceitual perante o Governo, de onde tem-se objetivamente recebido apoio.

Próximo aos seus 35 anos de existência, com problemáticas que vão desde infraestrutura, recursos financeiros e humanos, e claro, ainda sem instituir uma política estadual de gestão documental fortemente atuante, cabe ressaltar as conquistas alcançadas pela Instituição e pelas tantas pessoas que passaram por ela, profissionais de arquivos que impactam dia a dia o fazer arquivístico no Estado do RS. Parabenizar e comemorar os avanços, mas também ser consciente que o trabalho é diário, que não se faz sozinho, e que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. (BRASIL, Lei 8.159)

Referências:

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p.; 30cm. – Publicações Técnicas; nº 51.

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL. Gestão Documental. Disponível em: https://apers.rs.gov.br/gestao-documental. Último acesso em: 03 de junho de 2022.

BELÉM, Fabiane Marques. A gestão sistema de arquivos a partir da análise dos sistemas estaduais de São Paulo e Rio Grande do Sul. Disponível em: https://www.lume.ufrgs.br/bitstream/handle/10183/22774/000741065.pdf. Último acesso em: 03 de junho de 2022.

CHURCHMAN, C. West. Introdução à teoria dos sistemas. 2. ed. Petrópolis: Vozes, 1972, p.390.

PLANEJAMENTO, GOVERNANÇA E GESTÃO (Rio Grande do Sul). Sistema de Arquivos do RS completa 30 anos. Disponível em: https://planejamento.rs.gov.br/sistema-de-arquivos-do-rs-completa-30-anos. Último acesso em: 03 de junho de 2022.