O Governo do Estado do Rio Grande do Sul, desde 2015, com a justificativa de racionalização de custos e competências do Poder Executivo Estadual, vem promovendo a extinção de instituições da administração indireta estadual. A Instrução Normativa SMARH nº 004, de 24 de setembro de 2009, que estabelece procedimentos para o recolhimento de acervos arquivísticos ao Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), define, em seu artigo 9º, que havendo extinção de Órgão ou Entidade da Administração Pública Estadual, a Unidade Administrativa que for designada para realizar o processo de liquidação deverá solicitar à Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (atual Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão–SPGG) o assessoramento técnico do Departamento de Arquivo Público no que compete às orientações necessárias à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado. Este artigo regulamenta o previsto pela Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece em seu § 2º do art. 7° que “A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora”.

Como aconteceu com a Companhia de Artes Gráficas (CORAG), Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Fundação de Inovação, Ciência e Tecnologia (CIENTEC) e Companhia Estadual de Silos e Armazéns (CESA), a Fundação de Economia e Estatística (FEE), agora sucedida enquanto Departamento de Economia e Estatística (DEE) pela SPGG, o APERS foi convocado para orientar sobre a gestão dos documentos produzidos e recebidos pela instituição no decorrer de suas atividades.

Sendo a principal finalidade do APERS o recolhimento e preservação de documentos históricos que tratam sobre o fazer público do Poder Executivo do Estado, foi elaborado em parceria com a Divisão de Protocolo (DIPRO) da SPGG um Plano de Trabalho dividido em 9 etapas, desde a identificação de documentos passíveis de eliminação, de acordo com a Tabela de Temporalidade do Estado, como também a catalogação, ordenação e identificação de documentos intermediários e indexação de documentos permanentes.

A proposta deste Plano de Trabalho é alinhar as atividades da equipe do DEE destinada a realizar o tratamento técnico adequado ao acervo e destinar corretamente para os departamentos responsáveis a documentação intermediária, como as de recursos humanos, contabilidade, fiscal, gabinete, assessoria jurídica etc, e recolher para o Arquivo Público a documentação histórica que deverá ser armazenada e preservada para ser fonte de pesquisa e memória da extinta fundação, e consequentemente da sociedade gaúcha.

Em relação aos documentos já identificados de valor secundário podemos citar por exemplo alguns do Século XIX, “Recenseamento geral da Republica dos Estados Unidos do Brazil” ou “Annuario da Província do Rio Grande do Sul” de vários anos, além de registros civis, cartas e mensagens dos governadores, relatórios de importação e exportação; ou do início do Século XX como dados estatísticos de diversas áreas agropecuárias, sociais, ambientais, educacionais, etc; ou ainda documentos do planejamento estadual como planos plurianuais, de governo ou setoriais. Nesse momento, é impossível sustentar uma lista ainda a ser estudada e completada, de documentos que carecem total cuidado na identificação, indexação, armazenamento, e uma difusão tão impecável quanto a organização da Biblioteca Técnica existente e gerida pelos servidores do DEE.

A Fundação de Economia e Estatística

Em 8 de março de 1906, por meio do decreto 876, o Presidente do Estado, Antônio Augusto Borges de Medeiros, determinou a construção do Arquivo Público do Estado, compondo a Repartição de Arquivo Público, de Estatística e da Biblioteca do Estado do Rio Grande do Sul, subordinada à Secretaria do Interior e Exterior. Conforme o documento, seriam atribuições da instituição “adquirir e conservar, sob classificação sistemática, todos os documentos concernentes à legislação, à administração, à história, à geografia, às artes e indústrias do Rio Grande do Sul”. (...) Em 1909, com o Decreto nº 1.435, ocorreu o desmembramento das seções de Estatística e da Biblioteca do Arquivo, redundando na criação de órgãos independentes, dotados de relativa autonomia e regimentos próprios. (Leia mais aqui: Histórico do APERS). 

A Fundação de Economia e Estatística Siegfried Emanuel Heuser (FEE) foi uma instituição de pesquisa, vinculada à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão do Governo do Estado do Rio Grande do Sul. Foi instituída em 1973 (Lei 6.624, de 13.11.1973), tendo origem no antigo Departamento Estadual de Estatística (DEE). No entanto, as atividades de registro e análise estatística no Estado remontam ao século XVIII. A FEE é a maior fonte de dados estatísticos sobre o Rio Grande do Sul. Dispõe de importante acervo de informações, pesquisas e documentos de natureza socioeconômica. Essas características fazem da FEE fonte de consulta permanente para qualificar a análise conjuntural e histórica, a tomada de decisões e o planejamento governamental nas diferentes esferas da administração pública. (Leia mais aqui: Atuação da FEE)

Para conhecer um pouco mais sobre a FEE acesse o site, que ainda está no ar, com fontes riquíssimas de pesquisa e dados sobre o estado do Rio Grande do Sul. Este site e demais documentos digitais e natodigitais também serão tratados para preservação. Acesse: https://arquivofee.rs.gov.br/. Também indicamos o artigo dos servidores da FEE, que atualmente estão lotados no Arquivo Público, onde analisam a importância do acervo. Acesse: https://historiasocialecomparada.org/revistas/index.php/silloges/article/view/41/53