A fim de publicizar as atividades realizadas pela equipe da Divisão de Gestão Documental – DIGED, retomamos neste mês de julho, como forma de transparência ativa, a divulgação das ações no site do APERS. Conforme o Regimento Interno da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão – SPGG/RS compete à DIGED as seguintes atribuições:

1. Garantir e coordenar o funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS, conforme a legislação em vigor;
2. Assessorar, orientar e promover a capacitação dos órgãos executivos integrantes do SIARQ/RS, no que tange à aplicação das normas e dos instrumentos arquivísticos destinados aos documentos, independentemente de seu suporte, sejam eles convencionais, digitais ou nato digitais;
3. Monitorar o cumprimento das normativas definidas pelo SIARQ/RS;
4. Estimular e orientar os municípios na implantação de políticas de gestão documental; 
5. Participar do planejamento e da elaboração de projetos de Tecnologia da Informação voltados à documentação arquivística do Poder Executivo, em conformidade com a política nacional de arquivos;
6. Promover levantamentos documentais nos órgãos e identificar possíveis acervos de guarda permanente e de interesse público e social, com vista à preservação do patrimônio documental do Estado;
7. Elaborar diretrizes e normas voltadas à gestão documental no Estado, inclusive as que devem ser observadas pelos sistemas digitais/eletrônicos de gestão arquivística de documentos; 
8. Definir padrões de tipologias documentais, incluindo tipologias utilizadas em sistemas informatizados de gestão documental;
9. Elaborar manuais técnicos relacionados à gestão documental;
10. Viabilizar a classificação, a avaliação e a destinação final dos acervos considerados em situação de risco pelo SIARQ/RS, sejam oriundos dos órgãos do Poder Executivo ou declarados de interesse público e social;
11. Prestar assessoria em gestão documental aos órgãos da administração pública estadual em processo de extinção, de modo a viabilizar o tratamento técnico de seus documentos até a destinação final; e
12. Executar outras atividades correlatas ou que lhe venham a ser atribuída.

Nesta primeira publicação, traremos em números algumas das atividades realizadas no primeiro semestre de 2023. A partir de julho as publicações contendo dados quantitativos passarão a ser mensais. Daremos destaque às assessorias em gestão documental, o tratamento técnico dos acervos de empresas públicas extintas recolhidos e custodiados pelo APERS,  números e indicadores sobre as eliminações de documentos de órgãos e entidades do Poder Executivo do RS.

Assessorias – Realizadas 34 assessorias técnicas em órgãos e entidades.

As assessorias técnicas são realizadas pelos analistas arquivistas do APERS via e-mail, contato telefônico ou presencialmente e objetivam a orientação e a elucidação de dúvidas de órgãos do Poder Executivo Estadual, que tenham sob sua guarda documentos a serem eliminados ou recolhidos. Para tal, existem normativas que devem ser observadas neste processo, e os instrumentos de gestão documental, como o Plano de Classificação de Documentos – PCD e a Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD vigentes.

Acervos CORAG, FEE e FDRH – Concluídas 949 caixas de documentos, tratadas e organizadas. Totalizando 20,3 metros lineares de documentos eliminados do acervo CORAG e 37,8 metros lineares do acervo FDRH.

Os acervos documentais da Companhia Rio-grandense de Artes Gráficas - CORAG, Fundação de Economia e Estatística – FEE e Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos - FDRH , são oriundos de extinções e foram recolhidos ao APERS para serem classificados e avaliados, permanecendo sob nossa custódia, apenas os documentos considerados como permanentes, sendo os demais documentos eliminados conforme a IN 01/16 ou aqueles de guarda intermediária, transferidos para as unidades competentes. Nesta atividade, três equipes compostas por arquivistas e estagiários tratam desta documentação.

Eliminações – Foram eliminadas 49.478 caixas arquivos, com prazo de guarda prescritos, conforme Instrução Normativa SMARH nº 01 de 16 de dezembro de 2016.

As eliminações seguem um trâmite dentro da plataforma de Processos Administrativo – PROA, que inicia com a listagem dos documentos a serem eliminados, baseados no PCD e na TTD, que deverá ser aprovada pelo Órgão gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS. No Processo de Eliminação deve constar a Listagem de Eliminação, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que por sua vez deve ser publicado no Diário Oficial do Estado e por fim, o Termo de Eliminação. O cumprimento do prazo após a publicação no DOE (45 dias), deve ser respeitado, para posterior descarte e fragmentação dos documentos. Para a finalização do processo de eliminação, a Unidade Organizacional deve preencher o “Termo de Eliminação de Documentos” dando por concluído o processo.

A partir de julho disponibilizaremos os editais de eliminação aqui no site do APERS, para que os servidores do Estado ou demais cidadãos possam acompanhar essa importante etapa de gestão documental.