Após um ano de levantamento das atividades e da produção documental nas secretarias e entes do Poder Executivo, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) deu um novo passo no projeto que visa a modernização da gestão documental do Poder Executivo. Em reunião realizada no dia 26 de janeiro com cerca de 20 arquivistas do governo estadual, teve início o processo de validação dos dados que constarão no Plano de Classificação (PCD) e na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos que orientam a classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo poder público estadual e também auxiliam na definição dos prazos de guarda e na destinação dos materiais passíveis de eliminação ou preservação a partir do seu valor histórico.

No encontro foi feita a apresentação das análises das temporalidades estabelecidas para os documentos das chamadas atividades-meio do Estado, como recursos humanos, gestão orçamentária, gestão de patrimônio e governança. A previsão é de que a etapa seja concluída até a primeira quinzena de fevereiro.

Entre os resultados esperados com o trabalho está a otimização dos recursos humanos e a redução de custos com manutenção, com a racionalização de uso de espaços físicos e digitais, já que com os instrumentos é possível descartar documentos prescritos. Com os novos instrumentos também fica garantida a preservação dos documentos avaliados como históricos para a formação da memória institucional do Governo do Estado.