Em novembro de 2019 o governo do estado firmou acordo de cooperação técnica com o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) visando implantar um amplo programa de modernização e inovação em gestão patrimonial e de recursos humanos no RS. Seus objetivos são, além da gestão eficiente do próprio programa, a valorização profissional dos servidores e o aperfeiçoamento de suas capacidades; a modernização do sistema estadual de compras públicas; a implantação de um novo modelo de gestão no Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF); a identificação de boas práticas nacionais e internacionais em gestão pública; e o aprimoramento da gestão documental no Rio Grande do Sul, estando esse último a cargo do APERS.

O projeto do APERS, já aprovado e com destinação de recursos prevista, objetiva levantar subsídios para a reestruturação do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da administração direta e indireta do Poder Executivo. Concebido por servidores da Instituição, responsáveis, entre outras atividades, pelo assessoramento aos órgãos e entidades da Administração Pública e pela produção de normativas que visem à gestão, organização e preservação de documentos públicos, o projeto terá como resultado instrumentos para serem aplicados tanto na gestão de documentos em suporte papel como para aqueles em suporte digital. O Termo de Referência que será empregado para a contratação de consultoria arquivística por meio do PNUD foi embasado nas necessidades identificadas pelo corpo técnico do APERS para fomentar estrategicamente o Sistema de Arquivos do Estado (SIARQ/RS) em seus diversos objetivos, e principalmente, instrumentalizar os procedimentos de gestão documental para que a organização, recuperação e destinação dos documentos produzidos pelo Estado sejam realizadas de acordo com as Leis e Decretos vigentes.

O PCD é construído a partir do levantamento das funções do Estado e representa a estrutura de suas atividades, permitindo a classificação arquivística dos documentos produzidos, recebidos e acumulados. A TTD é o instrumento utilizado para a realização da avaliação documental, contendo os prazos de guarda e a destinação final dos documentos conforme sua classificação, seja a eliminação daqueles considerados sem valor administrativo ou probatório, ou a guarda permanente daqueles considerados de valor histórico. A adequada aplicação dos instrumentos de gestão documental tem como resultado a redução dos espaços utilizados para armazenagem de documentos, seus custos financeiros e de manutenção, além da otimização dos fluxos e processos administrativos. Garante, ainda, a preservação permanente de acervos com conteúdo informacional relevante, que se constituam como fonte para o registro da memória institucional, para a pesquisa científica e para a escrita da história.

Consideramos o acesso aos recursos do PNUD e a possibilidade de execução desse projeto uma importante conquista na qual o APERS engajou-se fortemente. Desejamos, em breve, poder compartilhar os frutos desse trabalho.